Controle de estoque para clínica: guia prático do zero

Estoque desorganizado é dinheiro parado e dinheiro perdido. Produto que vence no fundo do armário, compra repetida porque ninguém sabia que tinha, material que some sem registro. Organizar o estoque da clínica não exige um almoxarife: exige um método simples, seguido por todos.

1. Cadastre os produtos do jeito certo

Para cada produto, defina:

• Nome claro e, se houver, código de barras.
• Unidade de uso: unidade, mL, U, g. É nela que você controla o saldo.
• Embalagens de compra: "caixa com 100", "frasco com 100 U". O sistema converte para a unidade de uso.
• Controla lote e validade? Obrigatório para medicamentos, injetáveis e vacinas.
• Categoria: descartáveis, medicamentos, injetáveis, revenda.

2. Defina onde as coisas ficam

Almoxarifado, consultório 1, sala de procedimentos, geladeira, vitrine de revenda. Cada local tem o seu saldo. Assim você sabe não só quanto tem, mas onde está.

3. Estabeleça mínimo, ponto de pedido e máximo

• Mínimo: abaixo disso há risco de faltar.
• Ponto de pedido: quando chegar aqui, é hora de comprar.
• Máximo: acima disso é dinheiro parado.

Comece pelos itens que mais pesam no custo e pelos que não podem faltar. Para economizar nas compras, veja como economizar nas compras da clínica.

4. Registre toda entrada

Compra, bonificação, amostra: tudo entra com quantidade, lote, validade e custo. A forma mais rápida e segura é lançar a nota pelo XML da NF-e, que já traz itens, lotes e validades.

5. Registre toda saída

Consumo em atendimento, perda, vencimento, transferência entre locais. Saída sem registro é o motivo número um de diferença entre o sistema e a prateleira.

6. Use primeiro o que vence primeiro (FEFO)

Na saída, use o lote com a validade mais próxima. Lote vencido, em quarentena ou em recall deve ficar bloqueado para uso. Um alerta diário do que está perto de vencer dá tempo de usar antes de perder.

7. Faça inventário com método

Contar tudo de uma vez cansa e erra. Duas boas práticas:

• Contagem cega: quem conta não vê o saldo esperado, para não "contar o que o sistema diz".
• Inventário cíclico: conte com mais frequência os itens que mais giram (curva ABC) e os outros com menos.

Diferenças devem ser revisadas e aprovadas antes do ajuste.

8. Acompanhe o custo médio

Cada compra muda o custo do produto. O custo médio ponderado é o que deve entrar no custo dos procedimentos, para a margem refletir o preço real. Veja como precificar procedimentos.

Por onde começar amanhã

1. Liste os 20 produtos mais caros ou mais usados.
2. Cadastre-os com unidade, embalagem e validade.
3. Faça a contagem inicial por local.
4. Defina o ponto de pedido de cada um.
5. A partir daí, nenhuma entrada ou saída sem registro.

No Cligox, o estoque tem produtos com embalagens e código de barras, locais por unidade, lote e validade com saída pelo que vence primeiro, alerta diário, custo médio, compras pelo XML e inventário cego com recontagem e aprovação.