Como abrir uma clínica de estética: a gestão desde o primeiro dia
Abrir a clínica é mais do que alugar a sala e comprar equipamentos. Veja o que organizar na gestão antes do primeiro paciente para não precisar arrumar a casa depois.
Quase toda clínica começa o controle financeiro numa planilha. E tudo bem: para o começo, ela resolve. O problema é que a clínica cresce e a planilha continua a mesma, até o dia em que ninguém confia mais nos números dela.
Este texto mostra como montar uma planilha que funciona e como saber quando trocar.
As colunas essenciais
Uma linha por movimento, a pagar ou a receber:
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Data de vencimento | Quando o dinheiro deve entrar ou sair |
| Tipo | Receber ou pagar |
| Descrição | Paciente, fornecedor ou despesa |
| Categoria | Procedimentos, produtos, aluguel, pessoal... |
| Valor previsto | O valor combinado |
| Data do pagamento | Quando de fato entrou ou saiu |
| Valor pago | O valor real (com desconto, juros ou multa) |
| Conta | Banco ou caixa onde o dinheiro passou |
| Situação | Em aberto, pago, atrasado |
Parcelas: uma linha por parcela. Uma venda em 6x vira seis linhas, cada uma com o seu vencimento.
Categorias que fazem sentido
- Receitas: consultas, procedimentos, venda de produtos.
- Custos diretos: produtos e materiais, comissões, taxas de cartão.
- Despesas fixas: aluguel, pessoal, contador, sistemas.
- Impostos.
- Investimentos.
Mais detalhes sobre organizar o caixa em fluxo de caixa da clínica.
Sinais de que a planilha já não dá conta
- Você lança a mesma coisa duas vezes: a venda no sistema de atendimento e de novo na planilha.
- As notas de compra são digitadas à mão, item por item.
- Ninguém sabe se a planilha está atualizada. O saldo dela não bate com o banco.
- Mais de uma pessoa mexe nela e versões diferentes circulam.
- Você não sabe a margem de cada procedimento, só o total do mês.
- Uma fórmula quebrada já causou um erro que custou dinheiro.
- Dados de pacientes estão na planilha, o que é um risco de LGPD.
Se três ou mais itens são verdade, a planilha virou um custo escondido.
O que um sistema faz diferente
O ganho principal não é ter "uma planilha mais bonita". É que o financeiro passa a ser consequência do trabalho do dia a dia:
- a venda vira conta a receber, parcela por parcela;
- a nota de compra vira conta a pagar;
- a baixa registra desconto, juros e a conta usada;
- o custo dos procedimentos vem do estoque, e a margem aparece sozinha.
Como migrar sem dor
- Escolha uma data de virada (o primeiro dia do mês ajuda).
- Cadastre as contas a pagar e a receber em aberto nessa data.
- Lance o saldo de cada conta bancária.
- A partir daí, tudo pelo sistema. A planilha antiga fica só para consulta.
No Cligox, vendas e compras geram as contas sozinhas, com baixas parciais, contas financeiras e plano de contas pronto. Veja o financeiro.
