Como abrir uma clínica de estética: a gestão desde o primeiro dia
Abrir a clínica é mais do que alugar a sala e comprar equipamentos. Veja o que organizar na gestão antes do primeiro paciente para não precisar arrumar a casa depois.
Muitos donos de clínica acompanham um único número: quanto entrou no mês. É um começo, mas ele não diz se a clínica está vendendo bem, se está ganhando dinheiro em cada atendimento ou se os pacientes estão voltando.
Estes sete indicadores cabem numa página e mostram o que o faturamento esconde.
1. Taxa de conversão de orçamentos
Orçamentos aprovados ÷ orçamentos apresentados.
Mostra quanto das avaliações vira tratamento. É o primeiro número a olhar quando o faturamento cai: às vezes não falta paciente, falta fechamento. Acompanhe por profissional e por tipo de procedimento.
2. Ticket médio
Faturamento ÷ número de atendimentos (ou de vendas).
Indica quanto, em média, cada paciente investe. Calcule também por tipo de procedimento: ele revela se a clínica depende demais de um serviço de menor valor.
3. Orçamento médio e valor perdido
O valor médio dos orçamentos apresentados e a soma do que foi recusado no mês. O valor perdido, separado por motivo de recusa, mostra quanto dinheiro está na mesa e por que ele não está entrando.
4. Taxa de retorno
Pacientes que voltaram no período ÷ pacientes atendidos.
Paciente que volta custa menos do que paciente novo e costuma indicar outros. Uma taxa de retorno baixa pode indicar falta de acompanhamento depois do tratamento. Defina o período (trimestral é comum) e mantenha a mesma fórmula todo mês.
5. Margem de contribuição por procedimento
Preço − custos variáveis (produtos, taxas, impostos, comissões).
Diz quais procedimentos realmente sustentam a clínica. É comum descobrir que o serviço mais vendido não é o que mais contribui.
6. Inadimplência
Valor vencido e não recebido ÷ valor a receber no período.
Parcelar ajuda a vender, mas parcela não recebida é desconto que ninguém aprovou. Acompanhe o valor em atraso e a idade da dívida.
7. Custo fixo coberto
Margem de contribuição do mês ÷ custo fixo do mês.
Abaixo de 100%, o mês fechou no prejuízo. Acima, mostra a folga. É a forma mais direta de saber se a clínica está pagando a própria estrutura.
Como usar sem complicar
- Mesma fórmula sempre. Comparar números calculados de jeitos diferentes engana mais do que ajuda.
- Compare com você mesmo. Benchmarks de mercado variam muito entre especialidades. O que importa é a tendência da sua clínica.
- Uma reunião por mês. Trinta minutos com os números na mesa valem mais do que um relatório que ninguém lê.
- Cada número com um dono. Conversão é do comercial, inadimplência é do financeiro, margem é da gestão.
Quando os números não existem
Se calcular esses indicadores exige juntar três planilhas, eles não vão ser acompanhados. O ideal é que eles saiam do próprio sistema, como consequência do trabalho do dia a dia.
No Cligox, o painel comercial mostra conversão, orçamento médio, vendido, perdido e perdas por motivo, por período e por profissional. O financeiro e a margem por procedimento vêm das próprias vendas e compras.
